Si parte! - Quali ostacoli all'implementazione di un nuovo sistema ERP

Continua da...



Abbiamo finalmente deciso quale nuovo ERP installare, ma per ottenere quel miglioramento che ci eravamo prefissati occorre combattere contro "le insidie nascoste" che possono farci ritardare il progetto o fare sì che costi più del dovuto o che non aderisca al nostro modo di operare.

Innanzi tutto occorre considerare la legge della resistenza al cambiamento che recita che "il mondo è un luogo complicato ed instabile, per cui ognuno si attacca con forza alle poche certezze che ha"... 

L'età avanzata, la permanenza da lungo tempo in azienda, un metodo di lavoro "per funzioni" anziché "per processi", un elevato livello di controllo da parte della Direzione sul COME si svolgono le attività , ritmi di lavoro serrati... sono tutti fattori che aumentano il rischio di insuccesso del programma di implementazione.

Alcuni suggerimenti:

1. SPONSORSHIP DIREZIONALE 

L'obiettivo è chiaro: "Implementare il nuovo ERP entro..."; definire meglio l'obiettivo è doveroso, perché la definizione di questo obiettivo che sarà comunicato ufficialmente CON FORTE SPONSORHIP DIREZIONALE influenzerà lo svolgimento del progetto.

La Direzione renderà noto quindi il risultato atteso (vedi in seguito) e le risorse coinvolte nel progetto a TUTTI i dipendenti, "sponsorizzando" l'operato della software house e dei consulenti coinvolti.
Deve essere chiaro che LA DIREZIONE SI ASPETTA UN RISULTATO DA CONSULENTI ED OPERATORI IN QUANTO GRUPPO.
Occorre temere sempre presente questo aspetto: non è "una lotta" tra azienda e consulenti, al contrario occorre comunicare senza incertezza che i consulenti sono stati assunti PER AIUTARE I DIPENDENTI nello svolgimento del progetto.

IL PROCESSO DI IMPLEMENTAZIONE HA UNA PROPRIA DIGNITA', ed è un processo che VA SVOLTO SENZA INDUGIARE IN QUANTO STRATEGICO PER L'AZIENDA.

Occorre quindi:
  • motivare il personale a dedicare il tempo necessario
  • scegliere il periodo di lavoro meno impegnativo PER INIZIARE IL PROGETTO (si può attivare un nuovo sistema gestionale anche in periodo infrannuale)
  • definire delle regole per le riunioni e per l'avanzamento lavori (quando si lavora per il progetto non può essere prioritaria la compilazione di un DDT o la telefonata di un fornitore...)


2. INDIVIDUARE E GESTIRE IL TEAM

I key users sono stati individuati, e vanno motivati dalla Direzione; sarà anche individuato un coordinatore del team (il CIO, oppure un responsabile a scelta della Direzione) che sarà il collegamento ideale tra i membri del team e i consulenti



3. ESSERE PARTE ATTIVA ALL'AVANZAMENTO LAVORI

Una volta stabiliti "i milestones" del progetto e stabilite le riunioni occorre che lo stato di avanzamento del progetto sia monitorato anche dalla Direzione, anche in presenza quando possibile, per trasmettere l'importanza del progetto; nelle organizzazioni con molto personale è possibile delegare questa responsabilità al capo progetto interno, che a sua volta sarà il collegamento con la Direzione.

4. "RENDERE VISIBILE" E "CELEBRARE" L'AVANZAMENTO

Soprattutto quando l'avviamento è particolarmente complesso (superiore ai 4/5 mesi), è opportuno COMUNICARE lo stato di avanzamento con affissione (in bacheca, in sala riunioni, nei luoghi deputati agli incontri) utilizzando raffigurazioni grafiche a scelta (GANTT, SCRUM CHARTS...)



Occorre dare fiducia mostrando avanzamenti costanti del progetto...

In conclusione le parole chiave per "portare a casa" il progetto dovranno essere... 
  1. DELEGA DIREZIONALE
  2. CLIMA DISTESO
  3. DEDIZIONE AL PROGETTO
  4. TEAM
  5. CONTROLLO
  6. REPORTING
... buona implementazione! E ricordiamoci che un buon professionista alla fine costerà meno (sia in termini di tempo che di denaro) di un dilettante 👍